وقتی خبر شیوع ویروس کرونا در ایران منتشر شد سعی کردیم پروتکل‌هایی که نهادهای بهداشتی توصیه کردن، رو رعایت کنیم. از همون هفته اول شروع این ماجرا، آروانی‌ها به‌شکل داوطلبانه خودشون رو قرنطینه خانگی کردند و در هفته دوم قرنطینه اجباری شد.
در این وضعیت به‌شکل دورکاری شروع به‌کار کردیم. طبیعی بود که شرایط جدید نیاز به تمهیداتی تازه داشت. پس به‌سرعت تلاش کردیم امکانات و ابزارهای تسهیل‌گر رو فراهم کنیم و از ارزش‌های تازه‌ای بگیم که باعث کاهش دغدغه‌ی آروانی‌ها در دوران دورکاری بشه.

فرهنگ سازمانی

شاید برای شروع و روشن‌تر شدن موضوع لازم باشه تا با هم معنی مشترکی از فرهنگ داشته باشیم. برای فرهنگ سازمانی تعاریف متعددی وجود داره ولی شاید این تعریف جامع‌تر از بقیه باشه: فرهنگ، روحیه‌ای که در کالبد سازمان جریان داره. روحی که از مجموعه‌ی دانش‌ها، باورها، قوانین، ارزش‌ها و … تشکیل شده.
فرهنگ برای ما در ابر آروان هیچ‌وقت حکمی دستوری نبوده که افراد با اجرا نکردنش مجازات بشن. ما همیشه از نگاه آمرانه به فرهنگ فراری بودیم. پس چیزی که به‌عنوان فرهنگ آروانی ارایه می‌دیم، مجموعه‌ی توافق‌هاییه که برای همه ما اصالت داره و ضمانت اجراش، نه ترس و مجازات که نهادینه‌شدن اون‌ها به عنوان یک کنش درونیه.
ارزش‌های ما در دوران دورکاری فرقی با گذشته نکرده. ارزش‌هایی که هم‌چنان به اون وفاداریم:

• اعتماد
• شفافیت
• توانمندسازی
• تفکر انتقادی
• بهبود مستمر‌

فرهنگ آروانی اما مثل هر فرهنگ دیگه‌ای خط قرمزهایی داره که اون‌ها هم مثل گذشته تغییری نکردن. ما در دوران دورکاری هم به این خطوط قرمز پایبندیم:

• نقض محرمانگی
• نقض دسترسی‌
• اندک‌سالاری
• پرداخت رشوه

در کنار حفظ ارزش‌های انسانی که همواره تعهدمون به همدیگه بوده، برای تسهیل دورکاری نیاز دیدیم تعهدهای کوچک‌تری هم به مجموعه ارزش‌هامون اضافه کنیم‌.‌ کارهایی که پیش از این هم برامون اهمیت بسیاری داشت ولی عمل به اون‌ها در دوران دورکاری، برای تجربه‌ی زیستی باکیفیت‌تر و کارآمدی بالاتر، حیاتی‌ هست:

• مستندسازی (مکتوب‌سازی)
• رسوندن کارها
• تعادل بین کار و زندگی

برنامه‌ریزی

بدون شک، برنامه‌ریزی فرآیند موثر رسیدن به اهدافه. برنامه‌ریزی به ما کمک می‌کنه تا بتونیم با هم تصمیم بگیریم، که قراره چه مسیری رو چگونه طی کنیم. این تصمیم به ما فرصت می‌ده تا کارها رو اولویت‌بندی کنیم، روال مشخصی برای پیشبردشون داشته باشیم، محدوده‌ی کار و وظایف‌مون رو تفکیک کنیم و برای حل تعارض‌ها دنبال راه‌حل بگردیم. در دوران دورکاری لزوم برنامه‌ریزی بیش‌ از پیش حس می‌شه. چرا که فقدان برنامه موثر، موجب سردرگمی، تعویق در کارها و کاهش انگیزه و بهره‌وری خواهد شد و ما رو از اهداف‌مون دور می‌کنه.
ما در ابر آروان برای برنامه‌ریزی‌های خرد و متوسط و کلان روال‌های زیر رو طی می‌کنیم:

تسهیلات آموزشی

آموزش فرآیندی مستمر و ارزشی مهم در ابر آروانه. در دوران دورکاری برای این‌که آروانی‌ها بتونن دسترسی راحت‌تری به دوره‌های آموزشی مرتبط داشته باشند، اکانت‌های آموزشی زیر رو تهیه کردیم. هم‌چنین داخل پرتال داخلی کوژدانه، فیلم کارگاه‌های آموزشی که در آروان‌بوم برگزار شده رو قرار دادیم تا آروانی‌ها بتونن هر زمان که خواستن از اون استفاده کنند.

ابزارهای پیشنهادی و یکپارچه

یکی از موارد کلیدی در دورکاری، ارتباط شفاف با اعضا، هم‌تیمی‌ها و مدیرانه تا بدونیم دقیقن چه انتظاری از ما دارن و اون‌ها رو در جریان فعالیت‌هامون قرار بدیم. فضای فلت، شیشه‌ای و شفاف در آروان‌بوم باعث می‌شد که هر کدوم از اعضا در هر لحظه که اراده می‌کردند به همکاران‌شون دسترسی داشته باشند. مجبوریم این ارتباط رو در دوران دورکاری با ابزارها و اپلیکیشن‌های مختلف انجام بدیم. بی‌شک تماس‌های صوتی، تصویری و نوشتاری با سایر اعضا، هماهنگی و نظم خوبی به کارها در زمان دورکاری می‌ده.
در این بخش سعی کردیم یک طبقه‌بندی کلی از فرآیندها و ابزارهایی که برای کار از اون‌ها استفاده می‌کنیم داشته باشیم.

این تصویر نشون می‌ده کدوم ابزار در چه موقعیتی بیش‌تر به ما کمک می‌کنه و مفیدتره.

برای هر یک از فرآیندهای کاری، ابزارهای آنلاینی وجود داره که برای تسریع، پیش‌برد و بهره‌وری اون کار موثرتره‌.
تصویر شماره‌ دو، به تفکیک موضوعات کاری که در ابر آروان وجود داره، ابزارهای مختلفی رو پیشنهاد دادیم و به کارکرد هر کدوم هم اشاره کردیم.

برای هر کارکرد عمومی در ابر آروان فرآیندی طی می‌شه که در دوران دورکاری هم لازمه از همین مسیرها عبور کنیم.
سعی کردیم در جدول سه، جلسات و اقداماتی که برای طی کردن هر فرآیند موثر هست رو پیشنهاد بدیم تا بتونه ما رو در رسیدن به هدف کلان سازمان یاری کنه.

جمع‌بندی

در مجموع ما سعی کردیم تمام فرآیندهای خودمون در این مدت رو خیلی خلاصه این‌جا بیاریم، طبیعتن هنوز شروع راه هستش و ما راه بسیاری پیش رو داریم، تا این‌جای کار که دورکاری رو دوست داریم و امیدواریم که بتونیم بعد از این نگاه جدی‌تری بهش بکنیم و در آینده نسخه‌های تکمیل‌تری رو با تجربه‌هایی که به‌دست می‌آوریم ایجاد کنیم.